Una piattaforma BPM con servizi per gestire anche le caselle PEC

Jamio, l’unica piattaforma BPM con dei servizi dedicati anche alla gestione della PEC aziendale

La gestione complessa della PEC

Quello legato alla PEC, è un processo chiave in molte realtà aziendali: coinvolge tutta l’organizzazione e deve integrare persone, documenti e  sistemi informativi già in uso. In seguito all’introduzione della normativa sulla PEC (Posta Elettronica Certificata) si rende necessario monitorare costantemente più di una casella PEC, smistare un alto volume di comunicazioni a più utenti e/o uffici ed effettuare invii multipli dello stesso messaggio PEC a più destinatari.

Lavorando con un classico client di posta, le ricevute che attestano la validità legale si devono associare manualmente e tutti i documenti inviati e ricevuti restano fuori dai sistemi di archiviazione digitale. Il rischio di perdere comunicazioni importanti e di incorrere in problemi diventa alto e l’operatività rallenta drasticamente.

Tutte le caselle PEC in una piattaforma Cloud

La piattaforma BPM Jamio mette a disposizione una serie di strumenti efficaci per superare tutti i limiti di un classico account di posta elettronica certificata.
Non ha bisogno di infrastrutture in quanto lavora su Cloud e si integra perfettamente con i provider di posta per gestire in modo automatico tutte le caselle PEC aziendali, in modo condiviso, sostenibile e in totale sicurezza.

La soluzione tecnologica proposta da Openwork è ideale non solo per gli IT manager, ma soprattutto per chi lavora quotidianamente con la PEC:
è un potente motore di workflow con un’unica interfaccia intuitiva per inviare, ricevere, smistare e archiviare la PEC.

SEMPLICE

Profilazione e regole

Grazie al sistema di gestione dell’organigramma, nativo della piattaforma, il monitoraggio sulla PEC è completo: è possibile assegnare a uffici o singoli operatori la visibilità e l’operatività su una o più caselle. Inoltre si possono impostare regole per la ricezione dei messaggi all’ufficio preposto.

Invio singolo o multiplo

La composizione dei messaggi si avvale di un editor potenziato e della possibilità di aggiungere file allegati. Corpo del testo e allegati possono essere personalizzati in fase di invio singolo e multiplo a più destinatari, scelti dall’elenco delle anagrafiche, secondo la regola del CCN.

SICURA

Spazio caselle controllato

Il servizio di invio/ricezione prevede un monitoraggio di tutte le caselle PEC che vengono svuotate automaticamente. In questo modo lo spazio sulla casella di posta sarà sempre di dimensioni adeguate per l’effettivo utilizzo della PEC, eliminando il rischio di non ricevere comunicazioni importanti a causa dello spazio insufficente.

Sicurezza dei dati

Il Data Center che ospita i servizi erogati da Openwork, collocato su territorio italiano, è certificato ISO 27001:2005.  Sulla PaaS Jamio openwork le comunicazioni server-client  sono cifrate ed è possibile ottenere accessi esclusivi per utenti o sistemi autorizzati.
L’impostazione delle credenziali di accesso alle caselle PEC è centralizzata e controllata attraverso la piattaforma.

INTEGRABILE

CONDIVISA

Integrazione tra sistemi

L’applicazione Cloud è integrabile con il protocollo e il documentale aziendali. Per la conservazione digitale delle PEC, è possibile integrare il servizio su un sistema già esistente in azienda oppure utilizzare uno dei servizi aggiuntivi della piattaforma.

Abbinamento delle ricevute

È la piattaforma Jamio ad associare automaticamente tutte le ricevute che garantiscono la validità legale della PEC al rispettivo messaggio, in entrata e uscita. Tutte le ricevute sono consultabili da una sezione dedicata, insieme a tutti i documenti, pronti per la conservazione digitale.

Ricerche e notifiche

I ritardi e le controversie legati alla PEC non saranno più un problema: gli operatori selezionati potranno consultare il proprio calendario delle attività e ricevere notifiche personalizzate ad esempio all’arrivo di una PEC, anche su supporto mobile. Tutti gli elenchi dei messaggi PEC sono consultabili e filtrabili.

Alcuni utilizzatori di Jamio per la gestione della PEC

La gestione della PEC è una delle tante soluzioni della piattaforma BPM Jamio

Gestire dati, documenti, PEC e processi aziendali con un unico strumento.
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Con Jamio puoi migliorare l’operatività della tua organizzazione.
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