Per sua natura, il settore finanziario comporta la produzione di grandi quantità di documenti: contratti, modulistica, informative, ecc., a cui si aggiunge la gestione e l’archiviazione di dati, informazioni e comunicazioni. Ogni processo e documento comportano quindi una produzione di documentazione cartacea costosa e impattante sul business.
Jamio openwork, grazie alla tecnologia in Cloud, permette l’archiviazione sicura di tutta la documentazione tipica delle organizzazioni che lavorano nel settore finanziario, col beneficio di dematerializzare contratti e digitalizzare i flussi di lavoro, riducendo in modo sensibile i costi per la gestione della modulistica.
Nell’ottica di migliorare la qualità dei servizi offerti al cliente, molte banche rendono possibile ai propri clienti di effettuare numerose operazioni accedendo ad una qualsiasi filiale delle rete bancaria, ove non necessariamente si è correntisti.
La soluzione openwork realizzata coordina l’intero flusso di apertura di un rapporto, orchestrando le attività di numerose persone e unità organizzative.
Recenti aggiornamenti normativi hanno sancito per banche, imprese di investimento e compagnie di assicurazioni, l’obbligo di istituire la funzione compliance, che ha come scopo il presidio e la gestione del rischio di incorrere in sanzioni giudiziarie o amministrative.
Il sistema si occupa di gestire periodicamente ciascuna verifica da effettuare, derivando uno scadenzario di attività dal censimento dei processi in precedenza effettuato, ed assegnando l’opportuna attività alla funzione aziendale in precedenza censita.
L’iter di selezione delle Agenzie territoriali che normalmente viene avviato dagli ispettori commerciali, coinvolgendo diverse aree aziendali nelle fasi di valutazione, tra cui l’ufficio sviluppo territoriale e le direzioni tecniche va uniformato e monitorato.
La soluzione openwork realizzata gestisce il flusso di selezione delle Agenzie nei vari step di valutazione e approvazione fino all’eventuale avvio del mandato di agenzia.
L’esigenza per una banca è di gestire in modo controllato il processo di invio ai propri clienti degli estratti conto contenenti, in aggiunta, messaggi marketing periodicamente aggiornati e personalizzati sulla base delle segmentazioni dei clienti stessi.
Con questa soluzione per la banca è possibile realizzare il tracking del processo nelle varie fasi, avendo certezza che la spedizione delle lettere vada a buon fine.
Nel caso in cui una esigenza normativa, marketing, commerciale di una banca, richieda la modifica di un certo numero di modelli contrattuali, è necessario poter effettuare modifiche veloci e renderli disponibili immediatamente in maniera controllata a tutta la rete di vendita.
Un processo openwork permette al team di essere coordinato nella molteplicità di azioni che occorre portare a termine affinché tutti i modelli su cui la lavorazione impatta vengano aggiornati correttamente.
Molto spesso le filiali hanno l’esigenza di standardizzare i principali processi di back office inerenti sia la gestione delle polizze che dei sinistri.
La soluzione Openwork implementata si occupa di gestire il ciclo di vita di una polizza, a partire dalla sua apertura in filiale o presso l’agente, che provvede all’acquisizione della documentazione ed all’invio al ced centralizzato.
La soluzione openwork segue il flusso di tutte le attività necessarie a gestire la campagna conducendo gli operatori nel definire il progetto grafico dei supporti di comunicazione; predisporre l’avvio operativo della campagna con relative autorizzazioni, planning e selezione dei fornitori; individuare i destinatari della campagna; produrre i materiali da spedire ai clienti.
Per la banca è possibile quindi realizzare il tracking del processo nelle varie fasi, avendo certezza che la spedizione delle lettere vada a buon fine.
L’esternalizzazione della gestione di alcuni processi dei back office bancari, come per esempio la pratica per l’erogazione di un mutuo, è una realtà molto diffusa; emerge quindi l’esigenza di integrare ed orchestrare in modo naturale l’operatività degli attori interni ed esterni alla banca.
La soluzione consente di standardizzare e monitorare on line tutte le attività di back office, permettendo un corposo risparmio di tempo e garantendo un presidio sempre più snello.
Come monitorare il flusso delle cartelle esattoriali, degli avvisi di pagamento e delle imposte indirette, al fine di eliminare le pendenze tributarie e produrre relativa documentazione obbligatoria per la partecipazione a gare di appalto della PA.
La soluzione Openwork implementata governa l’intero ciclo di vita delle cartelle ed integra, inoltre, persone e sistemi di un outsourcer cui sono in carico diverse attività del processo.
La banca offre una pluralità di prodotti con caratteristiche diverse e flussi di lavoro diversi ed ha in uso un applicativo gestionale transazionale. Era necessario ideare un sistema che ottenendo input con modalità differenti, consentisse di diversificare i processi senza impatti sull’infrastruttura software gestionale in uso.
La soluzione openwork implementata, grazie alla esposizione di web services, permette di ricevere automaticamente dai canali di vendita, informazioni e documenti relativi alle richieste dei clienti, inserendole automaticamente nell’applicativo gestionale in uso nella banca.
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